Als Geschäftsbriefe gelten in der Regel:
- Der gesamte externe Schriftverkehr einer Firma, d.h. jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger.
- Alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen. Dazu zählen beispielsweise E-Mails, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen sowie Bestellscheine.
Anschrift und Absender - nützliche Hinweise
| Herrn Kurt Berger Vertrieb Machtronik GmBH Adenauerstraße 10 80715 München |
Eurofracht AG Frau Karin Schulze Bremmerstraße 83 60723 Frankfurt |
Frau Dr. Erika Vos Politisches Bildungswerk Max-Brauer-Allee 116 40765 Leipzig |
- Die Reihenfolge Name/Firma bedeutet: persönlicher Brief (bleibt u.U. ungeöffnet, wenn Adressat in Urlaub ist oder die Firma verlassen hat)
- Die Reihenfolge Firma/Name bedeutet: Brief kann von Poststelle, Sekretärin, Kollegen geöffnet werden
- Vornamen, wenn bekannt, ausschreiben
- In der Anschrift immer Titel ("Prof.", "Dr.", Dipl.-Ing.") verwenden
- Auf den Namen kann - ab Abteilungsleiter - eine Funktionsbezeichnung folgen ("Geschäftsführer der ABC Mediar AG", "Präsidentin des ...")
- Orts-, Straßennamen und Hausnummern immer in der im Empfängerland üblichen Form schreiben
Formelhaftes
- Das Wort "Betr.:" in der Betreffzeile weglassen
- In der Anrede akademische Titel wie "Prof.", "Dr." verwenden
- Die Standardanrede ist "Sehr geehrte/r Herr/Frau + Name oder "Sehr geehrte Damen und Herren", die Standardabschlussformel lautet: "Mit freundlichen Grüßen"
- Nach der Anrede ein Komma machen, klein weiterschreiben
- Zahl der Anlagen nach der Unterschrift vermerken
- Bei der Unterschrift evtl. hinzusetzen: "i.V." (= in Vertretung), "i.A." (= im Auftrag)
Anredeformeln
Formell: "Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrte Frau Meyer"Unverbindlich: "Guten Tag, Frau Meyer", "Hallo, Herr Schmidt"
- nur dann verwenden, wenn man den Geschäftspartner bereits kennt
Persönlich: "Lieber Herr Schmidt"
Sehr vertraut: "Hallo Marie", "Hallo Josef"
Schlussformeln
Standard: "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichem Gruß""Hochachtungsvoll" - veraltet, nur noch im Schriftverkehr mit hohen Amtsträgern verwendet
alternative Formulierungen:
"Freundliche Grüße aus Berlin", "Mit sonnigen Grüßen aus Zürich","Freundlicher Gruß nach Frankfurt", "Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen ..."
Ausführliche Informationen zur korrekten Anrede im Schriftverkehr mit Ministerien, Kirchen, Verbänden und Parteien sind im "Ratgeber für Anschriften und Anreden" des Bundesministerium des Inneren zu finden. www.protokoll-inland.de (siehe Anschriften und Anreden).